怎样制作表格(正确姿势制作Excel表格)

　　往后余生，风雪是你，平淡是你，睁开眼睛也是你。Excel表格，职场人都不陌生的办公软件，昼夜与之打交道“计算或分析”。

　　我在外企离职后，进入电商数字营销领域工作。初入公司不久，便对接客户，为其提供，数据咨询及营销结案等报告输出，日复一日地分析再输出，让我彻底奠定了Excel的基础。

　　为了给客户留下良好的印象，我对Excel表格的呈现方式也就是格式的要求，相当严格。在使用Excel的时候，格式是最重要的基础。然而，许多人都不太在意Excel的格式。

　　请恕我直接，提出一个问题：“你做的Excel表格易读性强?”

　　恐怕很多人都会回答no吧。理由或许有很多种，但其中最主要的理由应该是“没有格式概念”吧。客户很难看懂，较高频返稿修正，这就是大家会对Excel头痛的原因。

　　老话说：“不以规矩，不成方圆”Excel制作表格也是一样，若无格式原则，简单的表格，都会变成难以理解的表格。但所谓“简单易懂的表格”，究竟是怎样制作的呢? 请看图。

　　各位有没有觉得下面的数据报表比较美观，内容较清楚明确呢?接下来，就让我为各位一一说明，这张数据报表究竟是如何完成的，都采用了哪些格式技巧，才会让它看起来如此清晰美观。

　　从“B2”单元格开始

　　起始位置，从“B2”单元格开始，上空一行，左空一列，这样既可以看见“边框”样式，又可以掌握表格的范围。

　　选取文字字体

　　中文字体为“微软雅黑”或“黑体”，英文字体为“Arial”或“Microsoft YaHei UI”，较为清晰，更易阅读。至于字号可以先使用默认值“11”。需要注意的是，同一级别的字段，字号需保持一致。

　　更改数字颜色

　　数字颜色，手动输入为黑色，计算公式为蓝色，这样在演算时，可以快速区分判断哪些数字可以更改，哪些数字不可以更改;也有助于避免误算。需要注意的是，标注的字色只能有两种，太多容易混淆，干扰计算效率。

　　设置数字格式

　　数字使用“千位分隔符”标出位数，在数值较大、位数较多的时候，比较容易读取数字。需要注意的是，小数位数也需要统一。

　　设定对齐方式

　　根据类型设定 “文本左对齐，数字右对齐”，取决于我们的阅读习惯。文字的阅读方向是从左到右(关注子立菌)。相对于此，数字的阅读方向是从右到左(个、十、百、千、万……)。需要注意的是，数字排版等问题，有时遵循该格式原则，会造成阅读压力。为了避免这种情况发生，设定格式，文本配合数字右对齐，如此一来，便能很清楚地知道，这个项目名称，是那一列的数字的项目名称了。

　　添加边框样式

　　表格边框样式“上下粗，其余细”，这样制作出的表格版面看着简洁利落。

　　增加右缩进量

　　项目下的细项向右缩进，不仅能让人一眼就看懂数据的含义，还能使表格的整体架构看起来清楚明了。

　　更改列宽行高

　　行高设定值 “>18”，列宽设定值“配合字段”进行调整。挨着太紧，看起来拥挤。多留出一点空间，让表格呈现出简练的风格。

　　选用填充颜色

　　填充颜色选用淡色为主，起到点缀效果。色彩三色原则，颜色设定的种类不要超过三种。若颜色填充过于鲜艳、浓烈，会让人看得眼花缭乱。不要忘记谁才是真正的主角。填充颜色的目的，突出重点，或凸显层次，因此切勿使用太多色彩，此举不仅没有美化表格，反而会使简单的表格过于复杂。

　　隐藏网格线

　　网格线影响美观，隐藏网格线，让表格版面变得干净利落，也能让数字更显眼。

　　隐藏工作表

　　Excel工作表，每一份表格都应该根据表格内容命名，便于查阅。用于计算公式的工作表，相当于草稿纸，应当隐藏起来。如果有空白的工作表，应该及时删除，避免造成阅读压力。

　　保存工作簿

　　完成Excel作业之后，下一步保存文件，而另存为文件时也有要注意的地方。值得一提的是，很多人设定文件的名称不规范， 又因找不到文件而苦恼。如何避免此类事情发生呢?以我为例，一个Excel作业文件，建立对应文件夹，然后工作簿按照格式“文件名称+完成时间+修订编码”进行命名并储存，后续若有修正动作，也会全部都收到同一个文件夹里。如此一来，找出自己想要的文件，就会变得轻而易举。

　　读到这里，各位已经了解了Excel格式的设定原则，它不仅能让你制作出易读性强的Excel表格，还可以提升工作效率和质量。